Principiul minimizării stocării (art. 5 alin. 1 lit. e GDPR): datele personale trebuie păstrate doar pe durata necesară scopului prelucrării. Legislația română impune termene specifice de păstrare pentru anumite categorii de documente (facturi: 5 ani, dosare personal: 75 ani). O politică de retenție definește, pentru fiecare categorie de date, termenul de păstrare și procedura de ștergere sau anonimizare la expirare.
Politica trebuie să conțină un tabel cu următoarele coloane:
Conformitate cu principiul minimizării și cu obligațiile legale de păstrare.
Nu, dacă baza legală a expirat. Dacă folosiți consimțământul: datele se șterg la retragere. Dacă folosiți interesul legitim (soft opt-in pentru clienți existenți): recomandare ANSPDCP de maximum 2 ani de la ultimul contact. Stocarea pe termen nedeterminat fără justificare încalcă principiul minimizării (art. 5 alin. 1 lit. e GDPR).
Backupurile conțin inevitabil date care ar fi trebuit șterse. Soluții acceptate: retenție de backup limitată (30 până la 90 de zile rolling), ștergerea datelor la restaurare (dacă backup-ul este restaurat, se aplică procedura de ștergere pe datele expirate), sau criptarea backup-ului cu cheie distrusă la expirarea termenului de retenție al backup-ului.
Suntem aici. Alege metoda preferată de contact.