Contract de Management. Mandatul Administratorului, Delimitat Juridic.

Conform art. 72 din Legea 31/1990, „obligațiile și răspunderea administratorilor sunt reglementate de dispozițiile referitoare la mandat și de cele special prevăzute în această lege". Aceasta înseamnă că relația dintre administrator și societate nu este un raport de muncă supus Codului Muncii, ci un raport de mandat supus Codului Civil (art. 2009 și următoarele).

Consecințe practice ale acestei calificări juridice:

• Administratorul nu beneficiază de protecția specifică dreptului muncii: concediu de odihnă legal, preaviz de concediere, indemnizație de șomaj
• Mandatul este, ca regulă, revocabil ad nutum (oricând, prin voința asociaților), conform art. 77 alin. (2) din Legea 31/1990, fără necesitatea invocării unui motiv
• Remunerația, durata și puterile administratorului sunt fixate de asociați prin hotărâre AGA (art. 77 alin. 1)
• Acceptarea mandatului trebuie să fie expresă (art. 73¹ alin. 2): prin semnarea contractului, administratorul confirmă că îndeplinește condițiile legale prevăzute de art. 6 din Legea 31/1990

Atenție: În practică, există tenedința unor administratori de a solicita și încheierea unui contract individual de muncă (CIM) cu societatea, ceea ce generează un cumul de calități. Acest cumul este permis de legislația românească, dar trebuie structurat cu grijă pentru a evita confuzii privind regimul fiscal, contribuțiile sociale și drepturile la încetarea raporturilor.

Legea 31/1990 impune administratorilor un set de obligații fiduciare pe care contractul de management trebuie să le reflecte și să le detalieze:

• Obligația de diligență (duty of care): Conform art. 73 alin. (1) lit. e), administratorii răspund pentru stricta îndeplinire a îndatoririlor prevăzute de lege și de actul constitutiv. Ei trebuie să acționeze în interesul societății, cu prudența și diligența unui bun administrator
• Conflictul de interese (art. 79): Asociatul (sau administratorul) care, într-o operațiune determinată, are interese contrare celor ale societății, nu poate lua parte la nicio deliberare sau decizie privind acea operațiune. Încălcarea atrage răspunderea pentru daunele cauzate societății
• Interdicția de a folosi bunurile societății (art. 80): Administratorul care, fără consimțământul scris al celorlalți asociați, folosește capitalul, bunurile sau creditul societății în folos propriu sau al unei alte persoane, este obligat să restituie societății beneficiile obținute și să plătească despăgubiri
• Obligația de neconcurență (art. 82): Administratorii nu pot participa ca asociați cu răspundere nelimitată în alte societăți concurente, nici să facă operațiuni în contul lor în același domeniu de activitate, fără consimțământul AGA. Încălcarea dă dreptul societății de a considera că administratorul a lucrat în contul ei sau de a cere despăgubiri
• Obligații în stare de dificultate (art. 73 alin. 1¹): Când societatea se află în dificultate, administratorii trebuie să ia în considerare interesele creditorilor și ale angajaților, să ia măsuri pentru evitarea insolvenței și să nu adopte conduite care amenință viabilitatea întreprinderii

Contractul de management redactat de LegalMarket cuprinde:

• Obiectul mandatului: conducerea curentă a activității societății, în limitele competențelor stabilite. Delimitarea clară între actele de administrare curentă (pe care administratorul le poate semna singur) și actele de dispoziție care necesită aprobarea prealabilă a AGA (vânzare de active, contractarea de credite peste un plafon, garantarea obligațiilor terților)
• Durata mandatului: perioadă determinată (de regulă 4 ani, cu posibilitate de reînnoire) sau nedeterminată, cu specificarea condițiilor de încetare
• Remunerația: componenta fixă lunară, bonusul anual de performanță legat de indicatori financiari clari (EBITDA, profit net, cifra de afaceri), beneficii suplimentare (automobil, asigurări de sănătate, D&O) și mecanismul de clawback (recuperarea bonusurilor în cazul restatemantului situațiilor financiare)
• Obligații de raportare: periodicitatea și conținutul rapoartelor pe care administratorul le prezintă asociaților (lunar/trimestrial), situațiile financiare interimare, semnalarea promptă a oricărei situații de conflict de interese
• Clauza de neconcurență: interdicția de a desfășura activități concurente pe durata mandatului și pe o perioadă determinată după încetare (maximum 2 ani), cu specificarea ariei geografice și a contraprestației financiare (indemnizație de neconcurență)
• Confidențialitate și proprietate intelectuală: obligația de a proteja secretele comerciale ale societății și cesiunea drepturilor de proprietate intelectuală generate în exercitarea mandatului

Răspunderea civilă: Conform art. 73 alin. (1), administratorii răspund solidar față de societate pentru: realitatea vărsămintelor, existența reală a dividendelor plătite, existența registrelor cerute de lege, îndeplinirea hotărârilor AGA, și stricta îndeplinire a îndatoririlor legale și statutare.

Răspunderea față de creditori: Art. 73 alin. (2) prevede că și creditorii societății pot exercita acțiunea în răspundere împotriva administratorilor, dar numai în caz de deschidere a procedurii de insolvență. Această răspundere poate fi personală și nelimitată.

Mecanisme de limitare pe care le includem:

• Asigurarea D&O (Directors and Officers Liability Insurance): obligația societății de a contracta și menține o poliță de asigurare a răspunderii profesionale a administratorului, cu un plafon minim convenit
• Exonerarea pentru decizii de bună credință: clauza business judgment rule, prin care administratorul este exonerat de răspundere pentru deciziile luate cu bună credință, pe baza informațiilor disponibile și în interesul societății, chiar dacă ulterior s-au dovedit nefavorabile
• Plafonarea răspunderii: stabilirea unui cap de răspundere (de regulă, un multiplu al remunerației anuale) pentru daunele cauzate din culpă simplă, cu excluderea limitării pentru dol sau culpă gravă
• Descărcarea de gestiune: procedura anuală prin care AGA aprobă activitatea administratorului și îl descarcă de răspundere pentru gestiunea exercițiului financiar respectiv

Revocarea ad nutum: Conform art. 77 alin. (2) din Legea 31/1990, asociații care reprezintă majoritatea absolută a capitalului social pot decide asupra revocării administratorilor. Revocarea este un drept al asociaților care nu poate fi suprimat prin contract. Totuși, contractul de management poate prevedea consecințe financiare ale revocării fără justă cauză.

Moduri de încetare pe care le reglementăm:

• Expirarea termenului: la împlinirea duratei mandatului, cu posibilitate de reînnoire prin acord scris
• Revocarea cu justă cauză: pentru încălcarea obligațiilor contractuale, condamnare penală, incompatibilitate legală, conflict de interese nedeclarat. În acest caz, nu se datorează indemnizație de încetare
• Revocarea fără justă cauză (ad nutum): exercitarea dreptului legal al asociaților, cu plata indemnizației de încetare prevăzute în contract (de regulă, echivalentul a 6 până la 12 remunerații lunare)
• Renunțarea administratorului: notificarea prealabilă cu un termen rezonabil (de regulă 90 de zile), pentru a permite societății identificarea unui succesor
• Schimbarea controlului (change of control): dreptul administratorului de a rezilia contractul și de a primi o indemnizație (de regulă, golden parachute) în cazul modificării semnificative a structurii asociaților

Obligații post-contractuale: Chiar după încetare, administratorul rămâne obligat la confidențialitate, neconcurență (dacă a fost stipulată cu indemnizație aferentă) și la restituirea bunurilor și documentelor societății.